【公關訣竅】如何抓住記者的心

資訊來自動腦雜誌2007/9

媒體有三性，分別是：媒體屬性、版面版性和記者個性。 掌握這三性，才能抓住媒體的心。

（Brain.com 2007-09-10）如何建立媒體關係？了解媒體要什麼很重要。 　　從事公關工作多年的優識公關總經理何伶華認為媒體有三性，分別是：媒體屬性、版面版性和記者個性。 　　她強調，媒體都有不同需求，例如電視要畫面、報紙要週延的訊息、週刊和月刊要側寫、內幕和多元的角度。此外，每個版面、時段的需求也不同。 　　了解記者個性也很重要。舉例來說，名主播張雅琴播新聞時，不辛辣的話題休想在她的時段播出，有關減肥、美容、養身的，就很容易在該時段露出。 　　何伶華認為，經營媒體關係時，層層卡關是好方式，最基層的公關業務必須和第一線的記者搏感情，至於組長級以上的媒體工作者，則由副總級以上的人建立關係。 　　如何接近記者、了解媒體，許多公關人仍有大問號。因此，動腦雜誌針對不同媒體，採訪了新聞中心主管，深入探索公關人要做什麼，才能打動媒體人的心？ 進攻記者的小圈圈 　　公關公司平常就要經營媒體關係，和記者保持聯絡，並且有系統的去接觸各路線的記者。 　　不過，如何認識記者，也是公關業者頭痛的問題。一位資深媒體人指出，公關業者如果知道記者間有公開的聚會，可以主動參加，可能剛開始只認識一個，慢慢地經由介紹，很快就可以認識跑某路線的所有記者。此外，公關也可以去參加別人的記者會，趁機蒐集名單、建立關係。 　　另一位資深媒體人也表示，她很欣賞公關公司橋傳播以前常會邀請廣告主和她一起喝下午茶，藉機了解媒體需要﹔橋傳播也懂得增加與會人士誘因，如哪個平時很難見到的廣告主也會到場，讓人覺得不去認識一下就可惜了。 確實掌握記者名單 　　很多公關公司喜歡到處撒網，同一封邀請函發給一堆人，只要是手邊有的名單都發。公關人弄不清楚記者是哪一個，是媒體主管最感冒的事。「連負責的記者都搞不清楚，還敢問手機號碼！」中國時報編企中心主任李小敏表示，記者的電話一般不對外透露。 　　到底要如何知道什麼記者負責什麼新聞路線呢？李小敏建議，記者大多有固定負責的路線，公關公司只要平常多做功課，翻翻報紙、看看電視、聽聽廣播，都可以很輕易的知道誰是負責的記者。 　　有了名單之後，公關公司平常就要經營媒體關係，除了和記者保持聯絡，也不要忘了和中階主管、總編輯打好關係。 　　有位廣告主就深諳此道，他不但偶爾約總編、社長吃飯，也對各個媒體提出建議，席間他也提到對本土環保議題的關心。因此，當媒體想採訪環保議題時，他往往是受訪的第一人選，間接塑造了該企業重視環保的形象。 全方位經營媒體人的心 　　經營記者關係很重要，不經營中階主管，記者寫再多稿子也沒用，因為很可能寫出來就直接被主管丟到垃圾筒。楊菁蕙直言，許多公關業者會安排記者考察、送禮物，也會經營和媒體老闆的關係，卻忘了經營新聞部最直接經營新聞的中階主管。 　　最糟糕的是只經營最上層的主管。楊菁蕙指出，由上而下的指令不少，也一定會被執行，不過，怎麼執行，還得看中階主管的心情。她以電子媒體為例，收到指令性的新聞，有時會只用乾稿唸唸就算了，反而會造成反效果。 　　此外，媒體人也覺得公關窗口最好能固定，才能在有採訪需求時，找到固定的人聯繫。 傳真、email、電話 聯絡時樣樣不可少 　　忙，是媒體工作共通的特質，所以不論什麼類型的新聞人，都希望公關人直接講重點，提供有價值的新聞。以電視台來說，最好是記者會前三天就發出訊息，測試記者的興趣﹔再來是前一天確認和提醒，以利記者晚上報稿單時不會遺漏。 　　報社記者則通常不進辦公室。李小敏建議，除了傳真讓主管知道外，透過E-mail、電話和記者確認，是非常重要的。 　　此外，增加誘因也能讓記者準時到場，例如準時的記者可得到限量禮物、特別安排某人採訪等。 專業比送禮更有效 　　這些雖然有助於吸引記者前往採訪，不過，能不能露出，還是要看新聞有沒有價值。 　　「有意義、有價值的資訊才有新聞性。」李小敏舉例，蘋果日報有篇報導她就非常欣賞。報導中比較了幾家開架式和專櫃口紅的成份，結果發現相似度高達95%，價錢卻差了四～五倍，像這樣的資訊如果是開架式的化妝品業者公關操作出來的，不用花大錢請名人代言，就能吸引媒體報導。 　　一位電視台新聞部經理也提醒公關人，記者最重視的仍是新聞專業。因此，不要老是要求記者做配合、只想著利用記者，禮貌、尊重、真誠、提供專業資訊、安排好的採訪對象才是正途。畢竟記者有自己專業的判斷能力，不只是公關公司的傳聲筒。 　　李小敏強調，記者圈不大，配合度高、專業的公關公司，很容易被大家傳知。公關公司如果用心，自然會漸漸建立口碑，讓媒體圈經營事半功倍。 ※媒體特性大不同 　新聞稿怎麼寫？  1、人事時地物寫清楚。 2、清楚、簡單、明瞭，易於辨識重點。 3、有新意。 4、針對不同媒體的性質、不同路線的記者給適宜的新聞內容。 5、圖片、圖說不能少。 ※各媒體的最佳聯絡時間 【電視】 聯絡時間：上午8：30～10：00 中午13：00～14：00 下午16：00～17：00 晚上20：00之後 特殊需求： 1、動態畫面：以百貨公司開幕來說，是個重要的消費資訊，不過，對電視來說，這個資訊若不能轉化為畫面，就等於無用的訊息。 2、說話有邏輯：電視的秒數很有限，因此，在最短的時間內有邏輯地表達想法很重要，避免被去頭去尾的剪掉，或者花記者太多的時間剪接。 3、長相佳：賞心悅目對電視媒體來說百分之百重要。不過，如果受訪者本身具有故事性，則不在此範圍內。 【廣播】 聯絡時間：上午10：00～10：30 下午14：00～16：00 晚上：20：00之後 特殊需求： 1、比任何媒體都快：廣播的最大特性就是快，特別在SNG泛濫的今天，廣播一定要比其他媒體速才有賣點。因此，建議公關業者能在記者會前，先安排廣播媒體進行採訪。 2、口齒清晰，聲音多元：廣播只能靠聲音，所以，愈生動、活潑的聲音，愈來打動聽眾的心。 3、說話有邏輯：可以用清晰的概念、邏輯，給一個很特別的角度，例如教師節頒獎，可以安排有故事性的老師接受訪。 【報紙】 聯絡時間：中午12：00～14：00 晚上21：00之後 特殊需求： 1、深入的背景資料：報紙要的是深入的資訊，給愈完整的資料，可以協助撰稿。 2、能說故事的圖片：報紙已不再只訴諸文字，圖片更能吸引到讀者的心。